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Transparence et droits des personnes
Ce que les personnes doivent savoir, les droits qu’elles peuvent exercer et les délais de réponse.
Transparence
Les articles 13 et 14 énumèrent les informations à fournir : l’identité du responsable du traitement, les coordonnées du DPO, les finalités et bases légales, les destinataires, les transferts internationaux, les durées de conservation, les droits des personnes, le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et l’existence d’une prise de décision automatisée. L’information doit être concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples (article 12). Lorsque les données ne sont pas collectées auprès de la personne, elle doit être fournie dans un délai raisonnable, et au plus tard dans un délai d’un mois.
Les droits
- Accès (article 15) : une copie des données et des informations associées, normalement gratuite.
- Rectification (article 16) des données inexactes.
- Effacement (article 17) dans des cas définis, par exemple lorsque les données ne sont plus nécessaires ou que le consentement est retiré.
- Limitation (article 18) le temps de vérifier l’exactitude ou une opposition.
- Portabilité (article 20) lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou le contrat et effectué à l’aide de procédés automatisés.
- Opposition (article 21), absolue pour la prospection.
- Ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou l’affectant de manière significative de façon similaire (article 22), sauf exceptions encadrées de garanties, dont le droit d’obtenir une intervention humaine.
Traiter les demandes
Répondez dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois si nécessaire, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes, à condition d’en informer la personne dans le premier mois. Vérifiez l’identité de façon proportionnée, sans demander plus de données que nécessaire. Les demandes manifestement infondées ou excessives peuvent être refusées ou facturées, mais le responsable du traitement doit pouvoir le justifier. Tenez un registre des demandes et des réponses.
L’essentiel
- L’information doit être claire, accessible, complète et à jour.
- Un mois pour répondre, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes ou nombreuses.
- La portabilité ne vaut que pour le consentement ou le contrat, avec un traitement automatisé.
- Les décisions exclusivement automatisées et significatives exigent des garanties, dont une intervention humaine.
Vérifiez votre compréhension
Une demande arrive le 3 mars. Quel est le délai normal ?
Voir la réponse: Le 3 avril — un mois après la réception, sauf prolongation pour complexité notifiée dans le premier mois.
Peut-on facturer une première copie au titre du droit d’accès ?
Voir la réponse: Normalement non. Des frais raisonnables ne sont possibles que pour des copies supplémentaires ou des demandes manifestement infondées ou excessives.